Nova Skills

Aktualności

Jak skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym? 8 zasad, o których nie możesz zapomnieć.
17 października 2016 | Poniedziałek
Czy wiesz, że aż 80 proc. specjalistów globalnych firm pracuje w zespołach rozproszonych?

Zbudowanie wirtualnego zespołu nie jest łatwym zadaniem, ale jeszcze trudniej jest zarządzać pracownikami rozproszonymi po różnych częściach kraju, a nawet świata. Niezbędny staje się szybki przepływ informacji i sprawny komunikat zwrotny, ponieważ zarządzając wirtualnymi zespołami dużo trudniej jest skutecznie reagować na ewentualne niejasności a także kontrolować i wyznaczać cele pracownikom. Dlatego też właściwe sterowanie komunikacją i wypracowanie standardów w zespole wirtualnym pomaga liderom skutecznie wzmacniać zaangażowanie pracowników oraz zwiększać ich potencjał zadaniowy niezależnie od miejsca wykonywania pracy.

Oto narzędzia, o których musisz pamiętać, by skutecznie zarządzać pracownikami na odległość.
1. Organizowanie spotkań face to face (FTF – twarzą w twarz) – interakcja jest szczególnie ważna na początku działania zespołu – zwłaszcza, gdy składa się on z ludzi, którzy jeszcze się nie znają. Pierwsze spotkania warto wykorzystać do ustalenia metod pracy oraz zapoznania się z wiedzą merytoryczną poszczególnych pracowników.  Dobrze, jeśli kolejne spotkania FTF odbywają się we wcześniej ustalonych terminach. Dzięki temu członkowie mogą przygotować się do nich a także zaplanować swój czas. Wniosek – więcej spotkań bezpośrednich na początku działania zespołu i w regularnych – zaplanowanych odstępach czasu.

2. Rozwiązania technologiczne
– sprzęt – do pracy w wirtualnym środowisku warto wykorzystywać narzędzia, które używane są od zawsze, czyli telefony i emaile. Powinniśmy postawić na rozwiązania, które są proste w obsłudze (nie wymagają złożonych konfiguracji, instalacji i uczenia się), niezawodne (musimy mieć pewność, że nasze komunikaty na pewno docierają do odbiorców) i dostępne (telefon i poczta mailowa mogą być obsługiwane z każdego miejsca). Z drugiej jednak strony należy pracownikom zapewnić  dodatkowo narzędzia, które usprawnią i umożliwią im wykonywanie powierzonych zadań. Niektóre  zespoły wykorzystują niezawodne dodatkowe narzędzie jakim jest Skype, używają także komunikatora GTalk, a czasem ClickMeeting, gdy pojawia się potrzeba dzielenia ekranu dla większej liczby osób niż dwie lub gdy chcemy nagrać spotkanie (głównie są to szkolenia, które nagrywamy). Niezbędne jest także narzędzie do zarządzania zadaniami i listami ToDo (np PODIO).

3. Obowiązki i cele
– pracownik będzie dobrze wykonywał swoje obowiązki, jeśli jasno zostaną mu one przedstawione. Należy poinformować go również o ogólnych celach i misji organizacji.

4. Nastawienie na wynik lub proces – istnieją dwa rodzaje projektów: te, w których sam proces powstawania jest tak samo ważny jak otrzymane wyniki, i te, w których wynik jest jedyną rzeczą, która się liczy. Menedżerowie powinni upewnić się, że pracownicy wiedzą, które zadania i projekty są oparte na procesie, a gdzie dozwolona jest pewna elastyczność.

5. Powiedz, jak zarządzać czasem – pracownicy zdalni nie pracują w biurze i nie widzą, kiedy mogą sobie pozwolić na interakcję z menedżerem. Musi on im dać jasne wskazówki – jak należy się z nim komunikować, aby wiadomości wysyłane przez zespół odnosiły skutek. Czyli jakie tematy powinny być omawiane drogą mailową i jak należy tytułować maila, aby był on od razu zauważony, jakie drogą telefoniczna, a jaka sprawa może zaczekać.

6. Komunikować  się zamiast sprawdzać – zarządzający powinien regularnie komunikować się z zespołem – zarówno oddzielnie – indywidualnie z każdym pracownikiem – jak i w grupie. Ale ważne jest, aby wykorzystać ten czas produktywnie. Jeżeli pracownicy wypełniają swoje zadania terminowo i jakość ich pracy nie budzi wątpliwości nie warto prowadzić spotkań, które będą wyłącznie zdawaniem przez nich relacji – tylko zajmują czas i nie wnoszą niczego pożytecznego.

7. Pociągać do odpowiedzialności – jeśli ktoś w drużynie nie dostarcza projektu na czas bardzo ważne, aby menedżer to omówił z pracownikiem. Rozmowa nie musi obejmować kary. Czasami okazuje się, że przeprowadzana komunikacja pomiędzy osobami nie jest jasna – co jedna osoba mówi, niekoniecznie druga osoba usłyszy.

8. Nagradzaj sukces! - menedżerowie muszą pamiętać, aby uczcić sukcesy. Wymyślenie nagród zajmuje trochę czasu, ponieważ nie można po prostu kupić pizzy dla wszystkich w biurze. Ale można wysłać do każdego członka zespołu kartę upominkową do pizzy. Czasami również wysyłanie e-mail do grupy będzie odpowiednie, a innym razem napisanie wiadomości indywidualnie do każdego pracownika będzie lepsze.

Ekspert Nova Skills Sp. z o.o.


Galeria